Team building para equipes híbridas: para que juntar as pessoas se já se veem dois dias

O esquema híbrido com dois dias fixos no escritório, normalmente terça e quinta, é hoje o mais comum em empresas grandes do Chile, da Argentina e do Brasil. E trouxe junto um paradoxo que vemos em quase todas as equipes que nos procuram: as pessoas se veem mais que na pandemia e se conhecem menos que antes.

O motivo é simples de descrever e difícil de corrigir. Os dois dias presenciais se enchem de reuniões. Reuniões que poderiam ter sido remotas, porque são as mesmas que se faziam por videochamada, mas que agora se agendam presencialmente porque "já que estamos todos aqui". O resultado é que o dia no escritório é o dia com menos tempo livre da semana, e ninguém almoça com ninguém.

O que muda com uma equipe híbrida

Uma equipe que trabalha junta todos os dias tem milhares de microinterações que ninguém planeja: o corredor, o café, a espera do elevador. É ali que se constrói a confiança que depois permite escrever direto para alguém de outra área em vez de escalar pela chefia.

Uma equipe híbrida perdeu isso. Não perdeu a coordenação, que se resolve com ferramentas; perdeu o conhecimento mútuo. E isso não se recupera com mais reuniões, porque uma reunião tem pauta e uma conversa de corredor não.

Por isso o encontro anual de uma equipe híbrida tem um objetivo diferente do de um team building clássico. Não é motivar nem premiar: é produzir deliberadamente as conversas que antes aconteciam sozinhas.

O erro mais caro: encher o offsite de conteúdo

A tentação é compreensível. Se você vai juntar cinquenta pessoas que quase nunca estão no mesmo lugar, parece desperdício não aproveitar para apresentar a estratégia, os resultados e o plano do semestre.

O problema é que isso transforma o dia numa reunião longa, e uma reunião longa você poderia ter feito por videochamada em três blocos de quarenta minutos. O que não dá para fazer por videochamada é almoçar junto.

A proporção que funciona melhor: um terço de conteúdo estruturado, dois terços de tempo compartilhado não estruturado. E o terço de conteúdo vai cedo, não depois do almoço.

Como se monta o dia

Para uma equipe híbrida de 30 a 80 pessoas:

1. Bloco de trabalho curto, pela manhã. Noventa minutos no máximo, com o que de fato precisa estar numa sala: uma decisão, uma apresentação que vai gerar perguntas, um anúncio.
2. Atividade compartilhada. O que importa aqui não é qual atividade, e sim que obrigue as pessoas a se misturarem. Pode ser uma saída, uma caminhada, uma atividade por estações.
3. Almoço longo e com mesas misturadas de propósito. É a parte mais produtiva do dia, mesmo que não pareça na agenda.
4. Tempo livre de verdade à tarde. Uma hora sem programação. É quando acontecem as conversas que justificam ter juntado todo mundo.
5. Fechamento curto. Quinze minutos, não uma hora.

O que fica de fora: o painel de três horas, a dinâmica com facilitador que obriga a falar em círculo, e as apresentações de cada área uma atrás da outra.

As pessoas que estão em outra cidade

Quase toda equipe híbrida tem gente em outra cidade ou em outro país, e é a decisão que mais define se o encontro serve. Se viajam, viajam todos os que podem, e o programa precisa justificar a viagem. Se não viajam, é preciso decidir com honestidade se participam da parte de conteúdo por videochamada, assumindo que vão perder justamente o que importava, ou se se monta um encontro diferente para elas.

O que não funciona é uma câmera aberta num canto da sala durante a parte social. Essa pessoa não está participando, está assistindo aos colegas se divertirem sem ela.

Quantas vezes por ano

Uma ou duas. Um encontro anual bem feito funciona melhor que quatro meios períodos sem objetivo, por uma razão prática: quem viaja de outra cidade pode fazer isso uma vez, não quatro.

Se a equipe é muito grande ou está muito dispersa, um esquema que funciona é um encontro geral por ano, mais encontros menores por área, que não precisam ser eventos no sentido completo.

Que atividade escolher

A que obrigue a depender do outro, e não a que fica melhor no calendário. Atividades de team building e para que serve cada uma explica o que cada uma produz; em resumo, para uma equipe híbrida que precisa reconstruir conhecimento mútuo funcionam muito bem as caminhadas e as atividades em que é preciso se coordenar, e bem pior qualquer formato de auditório.

Se o encontro é no Chile, team building no Chile tem o que há a duas horas de Santiago, com o mês que convém para cada coisa. Se a equipe é grande, team building para grupos grandes explica como se montam os subgrupos para as pessoas não acabarem conversando com os de sempre, que numa equipe híbrida é exatamente o risco. E para saber se serviu, como medir o resultado de um team building tem a pergunta que de fato importa: com quantas pessoas você conversou que não vê habitualmente.