Quanto custa um team building e por que duas propostas não se comparam

É a primeira pergunta que chega por e-mail e a mais difícil de responder sem mentir, porque a resposta honesta é que depende de seis coisas e nenhuma delas é a atividade.

Como referência pública: no Chile, os comparadores e as produtoras colocam uma jornada de team building entre 25.000 e 60.000 pesos chilenos por pessoa, e as experiências mais produzidas passam dos 80.000. A faixa é tão larga que não serve para orçar nada. Serve para outra coisa: se chega uma proposta bem abaixo desse piso, tem algo que não está incluído, e vale saber o quê.

Esses números são do mercado, não são a nossa tabela. Na Vivencias Travel não existe lista de preços, porque cada evento é montado sob medida: o valor depende do grupo, da data, da atividade e do que a proposta inclui. O mesmo programa para 40 pessoas em maio e para 120 em julho são dois números diferentes, e por isso o que entregamos é uma cotação para o seu caso, não um preço de catálogo. O que vem a seguir explica o que está por trás desse número, para você conseguir ler qualquer proposta, a nossa inclusive.

As seis variáveis que movem o preço

1. O tamanho do grupo. O preço por pessoa cai em degraus, não de forma contínua. E os degraus não são generosidade do fornecedor: são a capacidade de um ônibus, de um bote, de um salão. Um grupo de 48 pessoas e um de 52 podem ter preços por pessoa bem diferentes, porque o segundo precisa de mais um veículo.
2. Se o traslado está incluído. É a diferença que mais aparece só no final. Numa atividade fora da cidade, o transporte é uma parte real do custo, não um detalhe.
3. Que alimentação inclui, e de que tipo. Um coffee break, um almoço de menu fixo e um churrasco com serviço são três números diferentes.
4. O mês. Em alta temporada tudo sobe: neve em julho, fechamentos de ano em dezembro. E nesses meses há menos disponibilidade, então o preço não é a única coisa que piora.
5. Dia de semana ou fim de semana. Para a mesma atividade, uma terça costuma sair bem mais barata que um sábado, e com menos gente em volta.
6. A duração real. Meio período, dia inteiro ou com pernoite. O salto grande não é de meio período para dia inteiro: é quando aparece a hospedagem.

O que costuma ficar fora de uma proposta barata

Quando uma cotação chega bem abaixo das outras, quase sempre falta alguma destas:

• O traslado, ou só a ida.
• Os ingressos de um parque, uma reserva ou um centro de esqui.
• O aluguel de equipamento, que na neve é uma parte importante do total.
• O coordenador em destino. Há propostas que entregam a atividade mas não uma pessoa responsável pelo grupo, e isso aparece no dia em que um voo atrasa ou o clima muda.
• O plano B de clima. Se não está cotado, não existe.
• Os impostos. Vale sempre olhar se o número é com ou sem imposto, porque entre duas propostas só isso já pode explicar a diferença.

Como comparar duas propostas de verdade

Peça as duas no mesmo nível de detalhe e compare linha a linha:

• O que acontece com a pessoa que não pode fazer a atividade? Há alternativa cotada?
• Quantos guias ou monitores por participante?
• O traslado é ida e volta, de onde e com quanta margem?
• O que inclui a refeição e o que acontece com as restrições alimentares?
• Quem fica responsável pelo grupo durante o dia?
• O que acontece se chover, nevar ou a estrada fechar?
• O preço muda se o grupo final for menor que o estimado?

Essa última pergunta é a que mais evita surpresas. Quase toda proposta é montada sobre uma quantidade estimada, e se no dia comparecem vinte pessoas a menos, o custo por pessoa sobe. Melhor saber antes como isso é tratado.

Quando vale a pena pagar mais

Nem sempre, mas sim nestes casos:

• Quando o grupo é grande. A logística de 150 pessoas é metade do trabalho, e economizar aí é o que produz as duas horas de espera de que todo mundo se lembra.
• Quando há uma parte de trabalho. Se o dia inclui uma reunião, o equipamento do salão e o teste técnico prévio valem o que custam.
• Quando o grupo viaja de outra cidade. Ali a margem de erro se paga caro, e ter alguém resolvendo em destino deixa de ser luxo.

Como pedir uma cotação que sirva

Um operador precisa de cinco dados para montar algo real: para que é o evento, quanta gente vai e com que perfil de idade e preparo físico, a data ou a faixa, quantas horas, e uma faixa de orçamento. Essa última não é para gastarem tudo: é para não te mandarem três propostas que você nunca ia aprovar.

Se você só diz "queremos fazer team building", recebe um itinerário genérico. É o mesmo que acontece quando se pede a um arquiteto "uma casa".

O que olhar depois do preço

Quando as propostas se parecem no número, o que decide é o que cada uma faz com o grupo. Atividades de team building e para que serve cada uma explica o que cada opção produz numa equipe, e team building no Chile tem o panorama do que há a duas horas de Santiago, com o mês que convém para cada coisa. Se o grupo passa de oitenta pessoas, team building para grupos grandes explica o que muda na logística e por que o preço por pessoa se comporta diferente.