O que pedir a um fornecedor de eventos corporativos antes de contratar

Quando chegam três propostas para o mesmo evento e as três têm fotos bonitas e um número no fim, não há como compará-las. A diferença entre elas quase nunca está no preço: está no que cada uma pressupõe e não escreveu.

Estas são as perguntas que tornam três propostas comparáveis. Servem para nos avaliar do mesmo jeito que a qualquer outro.

Sobre a empresa

1. Com qual entidade legal se contrata e em que país está registrada? Define quem emite a nota fiscal, em que moeda e a quem se reclama. Se o evento cruza do Chile para a Argentina, podem ser duas entidades diferentes.
2. Que registro habilita a operar? SERNATUR e o Selo Q no Chile, a licença de agência de viagens com seu legajo na Argentina, o Cadastur no Brasil. É um número verificável, não um logo no rodapé.
3. Quem vai estar à frente no dia do evento, e é alguém da empresa? Um roteiro impecável sem uma pessoa responsável em campo é um documento.

Sobre o que realmente está incluído

1. O traslado está incluído, e é ida e volta? É a diferença de preço que mais aparece só no final.
2. Que alimentação inclui, e o que acontece com as restrições alimentares? E sobretudo: a cozinha resolve isso de verdade ou apenas disse que sim?
3. O que acontece com quem não pode fazer a atividade principal? Se não há alternativa cotada, essa pessoa vai passar o dia à parte.
4. O plano B de clima está cotado e reservado, ou apenas mencionado? Não é a mesma coisa, e na cordilheira isso aparece no mesmo dia.
5. O preço inclui impostos? Entre duas propostas, só isso pode explicar toda a diferença.

Sobre a operação

1. A frota é própria ou subcontratada, e quem são os motoristas? Uma cadeia de subcontratação montada na semana anterior é a origem da maioria dos problemas de traslado.
2. Quantas pessoas da empresa vão estar em campo? Não quantos guias a atividade tem: quantas pessoas do fornecedor acompanham o grupo.
3. Que seguros cobrem a atividade e até que valor? Por escrito, não de palavra.

Sobre as letras miúdas

1. O que acontece se comparecer menos gente que o estimado? Quase toda proposta é montada sobre uma quantidade estimada, e se no dia faltarem vinte pessoas, o custo por pessoa sobe. Vale saber antes se há um mínimo garantido.

A pergunta que mais diz de um fornecedor

Há uma que não está em nenhuma lista de compras e revela mais que as doze anteriores: que relação vocês têm com o lugar onde o evento vai acontecer?

Um operador que trabalha o ano todo com o administrador de uma área protegida, com o dono de uma propriedade ou com um hotel de montanha resolve numa ligação o que a outro leva duas semanas. Isso não aparece no orçamento e é exatamente o que se nota no dia em que algo sai do lugar.

O que convém mandar junto com a solicitação

A qualidade da proposta depende da qualidade do pedido. Com estes cinco dados, um operador consegue montar algo real:

• Para que é o evento. Integrar duas áreas, premiar um resultado, fechar um ano. É o dado que mais se omite e o que mais muda a proposta.
• Quanta gente, e com que perfil de idade e preparo físico.
• A data ou a faixa de datas.
• Quantas horas ou dias, e se há uma parte de trabalho que precise de salão.
• Uma faixa de orçamento. Não para gastarem tudo: para não receber três propostas que nunca seriam aprovadas.

Sem o objetivo, o que chega é um roteiro genérico que poderia ser de qualquer empresa.

Para seguir

Quanto custa um team building explica o que move o preço e o que costuma faltar na proposta barata, o checklist de uma convenção de empresa cobre salão, catering e logística, e se o grupo passa de oitenta pessoas, team building para grupos grandes explica o que muda na operação.