Francisca
Marketing · Vivencias Travel
El modelo de dos días presenciales se impuso, y con él un problema nuevo: esos días se llenan de reuniones que podían ser remotas. Cómo diseñar el encuentro anual de un equipo que casi nunca está completo.
El esquema híbrido con dos días fijos en la oficina, habitualmente martes y jueves, es hoy lo más común en empresas grandes de Chile, Argentina y Brasil. Y trajo consigo una paradoja que vemos en casi todos los equipos que nos consultan: la gente se ve más que en pandemia y se conoce menos que antes.
El motivo es simple de describir y difícil de corregir. Los dos días presenciales se llenan de reuniones. Reuniones que podrían haber sido remotas, porque son las mismas que se hacían por videollamada, pero que ahora se agendan presencialmente porque "ya que estamos todos". El resultado es que el día en la oficina es el día con menos tiempo libre de la semana, y nadie almuerza con nadie.
Qué cambia con un equipo híbrido
Un equipo que trabaja junto todos los días tiene miles de microinteracciones que nadie planifica: el pasillo, el café, la espera del ascensor. Ahí se construye la confianza que después permite escribirle directo a alguien de otra área en vez de escalar por la jefatura.
Un equipo híbrido perdió eso. No perdió la coordinación, que se resuelve con herramientas; perdió el conocimiento mutuo. Y eso no se recupera con más reuniones, porque una reunión tiene agenda y una conversación de pasillo no.
Por eso el encuentro anual de un equipo híbrido tiene un objetivo distinto al de un team building clásico. No es motivar ni premiar: es producir deliberadamente las conversaciones que antes pasaban solas.
El error más caro: llenar el offsite de contenido
La tentación es entendible. Si vas a juntar a cincuenta personas que casi nunca están en el mismo lugar, parece un desperdicio no aprovechar para presentar la estrategia, los resultados y la hoja de ruta del semestre.
El problema es que eso convierte el día en una reunión larga, y una reunión larga la podrías haber hecho por videollamada en tres bloques de cuarenta minutos. Lo que no se puede hacer por videollamada es almorzar juntos.
La proporción que mejor funciona: un tercio de contenido estructurado, dos tercios de tiempo compartido no estructurado. Y el tercio de contenido va temprano, no después del almuerzo.
Cómo se arma el día
Para un equipo híbrido de entre 30 y 80 personas:
- Bloque de trabajo corto, por la mañana. Noventa minutos como máximo, con lo que de verdad necesita estar en una sala: una decisión, una presentación de la que va a haber preguntas, un anuncio.
- Actividad compartida. Lo que importa acá no es qué actividad sino que obligue a la gente a mezclarse. Puede ser una salida, una caminata, una actividad por estaciones.
- Almuerzo largo y con mesas mezcladas a propósito. Es la parte más productiva del día, aunque no lo parezca en la agenda.
- Tiempo libre real por la tarde. Una hora sin programa. Es cuando pasan las conversaciones que justifican haber juntado a todo el mundo.
- Cierre corto. Quince minutos, no una hora.
Lo que queda fuera: el panel de tres horas, la dinámica con facilitador que obliga a hablar en círculo, y las presentaciones de cada área una tras otra.
Las personas que están en otra ciudad
Casi todos los equipos híbridos tienen gente en otra ciudad o en otro país, y es la decisión que más define si el encuentro sirve. Si viajan, viajan todos los que pueden, y el programa tiene que justificarles el viaje. Si no viajan, hay que decidir honestamente si participan de la parte de contenido por videollamada, asumiendo que se van a perder justo lo que importaba, o si directamente se arma un encuentro distinto para ellos.
Lo que no funciona es una cámara abierta en un rincón de la sala durante la parte social. Esa persona no está participando, está mirando a sus colegas pasarla bien sin ella.
Cuántas veces al año
Una o dos. Un encuentro anual bien hecho funciona mejor que cuatro medias jornadas sin objetivo, por una razón práctica: el que viaja desde otra ciudad puede hacerlo una vez, no cuatro.
Si el equipo es muy grande o está muy disperso, un esquema que funciona es un encuentro general al año, más encuentros más chicos por área, que no necesitan ser eventos en el sentido completo.
Qué actividad elegir
La que obligue a depender del otro, y no la que se vea mejor en el calendario. Actividades de team building y para qué sirve cada una explica qué produce cada una; en resumen, para un equipo híbrido que necesita reconstruir conocimiento mutuo funcionan muy bien las caminatas y las actividades donde hay que coordinarse, y bastante peor cualquier formato de auditorio.
Si el encuentro es en Chile, team building en Chile tiene lo que hay a dos horas de Santiago, con el mes que conviene para cada cosa. Si el equipo es grande, team building para grupos grandes explica cómo se arman los subgrupos para que la gente no termine conversando con los de siempre, que en un equipo híbrido es exactamente el riesgo. Y para saber si sirvió, cómo medir el resultado de un team building tiene la pregunta que de verdad importa: con cuánta gente conversaste que no ves habitualmente.
Preguntas frecuentes
¿Para qué hacer team building si el equipo ya se ve dos días a la semana?
Porque esos dos días suelen llenarse de reuniones que podrían haber sido remotas, y lo que un equipo híbrido perdió no es coordinación sino conocimiento mutuo. Eso no se recupera con más reuniones: se recupera con tiempo compartido sin agenda, que es exactamente lo que un encuentro anual puede producir de forma deliberada.
¿Cuánto contenido de trabajo conviene meter en un encuentro de equipo?
Un tercio del día como máximo, y temprano. Los dos tercios restantes son tiempo compartido no estructurado: la actividad, un almuerzo largo con mesas mezcladas y al menos una hora sin programa. Una jornada llena de presentaciones es una reunión larga, y eso se podía hacer por videollamada.
¿Qué se hace con la gente del equipo que vive en otra ciudad?
O viajan todos los que pueden y el programa justifica el viaje, o se arma un encuentro distinto para ellos. Lo que no funciona es dejar una cámara abierta en la sala durante la parte social: esa persona no participa, mira a sus colegas pasarla bien sin ella.
¿Cuántas veces al año conviene juntar a un equipo híbrido?
Una o dos. Un encuentro anual bien armado rinde más que cuatro medias jornadas sin objetivo, sobre todo porque quien viaja desde otra ciudad puede hacerlo una vez y no cuatro. Si el equipo es muy grande, funciona un encuentro general al año más instancias más chicas por área.
