Como organizar uma viagem de incentivo: as três decisões que definem todo o resto

Uma viagem de incentivo não é uma viagem de empresa com orçamento maior. É um prêmio, e isso muda tudo: quem viaja já ganhou algo, e se a viagem é confusa ou cansativa, o prêmio virou uma reclamação que alguém vai ter que responder depois numa reunião.

Operamos esse tipo de programa no Chile e na Argentina há anos, e os problemas se repetem tanto que já são previsíveis. Quase sempre vêm de ter decidido na ordem errada.

A ordem certa: data, grupo, destino

A tentação é começar pelo hotel, porque é o que se pode ver em fotos. Mas o hotel é consequência, não ponto de partida.

1. A data. É a única decisão que não dá para corrigir depois. Define quais atividades existem (não há esqui em fevereiro nem rafting com o rio em degelo pleno), define o preço de tudo e define se há disponibilidade. Em Bariloche, julho é alta temporada de neve e o hotel se reserva com meses de antecedência; em setembro ainda há neve na altitude e a cidade está muito mais tranquila (explicamos em detalhe em quando cai mais neve em Bariloche).
2. O tamanho real do grupo. Não o projetado: o real. Um grupo de 25 pessoas e um de 90 não são o mesmo programa com mais ônibus. Muda o tipo de hotel que pode recebê-lo, muda se uma atividade cabe numa única leva ou em três, e muda por completo a logística de traslados.
3. O destino. Só agora. E se escolhe pelo que o grupo vai fazer, não pelo que fica bonito numa foto.

Quando se começa pelo hotel, acontece isto: reserva-se um lugar lindo a 40 minutos do centro, e depois se descobre que cada atividade do programa soma uma hora e meia de ônibus na ida e na volta. Ninguém nota na planilha. Todos notam no segundo dia.

O que decidir antes de pedir uma proposta

O que um operador realmente precisa saber para montar algo sério:

• Para que é a viagem. Premiar os melhores vendedores, integrar duas equipes que se fundiram, fechar um ano difícil. Cada objetivo pede um programa diferente, e é o dado que mais se omite.
• Quantas pessoas, e quem. A idade média e o preparo físico do grupo definem quais atividades são possíveis. Um grupo com gente de 30 e de 62 anos precisa de uma atividade com dois níveis, não de uma só para todos.
• Quantas noites. Três noites é o mínimo para valer o voo; duas noites quase sempre termina com um grupo cansado.
• Que parte do tempo é trabalho. Se há uma plenária, um anúncio ou uma premiação, isso ocupa um salão, precisa de equipamento e condiciona o horário de todo o resto.
• O orçamento, mesmo que seja uma faixa. Não para gastarem tudo: para não te apresentarem três propostas que você não podia pagar.

Os erros que saem mais caros

• Uma única atividade obrigatória para todos. Sempre tem alguém que não pode ou não quer. Se não há alternativa prevista, essa pessoa passa a tarde sozinha no hotel e conta isso quando volta.
• Não ter plano B de clima. Na cordilheira o clima muda uma excursão com duas horas de aviso. O plano B não se improvisa na véspera: se cota junto com o plano A.
• Subestimar a altitude. Valle Nevado está acima dos 3.000 metros, e tem gente que sente. Se o primeiro dia do programa é o mais alto, parte do grupo passa mal. Sobe-se gradualmente.
• Traslados sem margem. A estrada para os centros de esqui fecha por neve, o controle de fronteira pode demorar, e um grupo grande não se move rápido. Os horários se montam com margem ou se rompem sozinhos.
• Ninguém no comando em destino. Um itinerário impecável sem um coordenador no local é um documento. O que sustenta o programa quando algo sai do lugar é uma pessoa com telefone, não um PDF.

Um calendário que funciona

• De 3 a 4 meses antes: data fechada, grupo estimado, destino escolhido, hotel e salão bloqueados. Em alta temporada de neve, antes.
• De 6 a 8 semanas antes: programa dia por dia aprovado, lista de passageiros, restrições alimentares e de saúde, documentação revisada. Se viaja gente do Brasil, vale olhar com tempo: os requisitos estão em documentos para viajar ao Chile e documentos para viajar à Argentina.
• De 2 a 3 semanas antes: comunicação à equipe que viaja. O que levar, que roupa, que nível de exigência física tem cada atividade. Um grupo que chega preparado aproveita mais e pergunta menos.
• Na semana anterior: confirmação de voos, reconfirmação de fornecedores, plano B escrito e nas mãos do coordenador.

O que faz a diferença

Não é o hotel. É o programa estar pensado para aquele grupo específico e haver alguém em destino resolvendo o que se move. Se você está avaliando entre dois destinos, em Bariloche ou Santiago para um evento de empresa comparamos os dois com critérios concretos, e se o que você busca é que a viagem deixe algo além de fotos, as atividades de team building e para que serve cada uma explica o que esperar de cada opção.