Team building para grupos grandes: o que muda de 80 pessoas em diante

Quase todo fornecedor diz que se adapta a qualquer tamanho de grupo. É verdade como declaração e falso como plano: a partir de umas oitenta pessoas, uma jornada de team building deixa de ser a mesma com mais ônibus e passa a ser outro exercício.

O que vem a seguir é o que muda, na ordem em que quebra.

Primeiro: a atividade deixa de ser simultânea

Com 40 pessoas, o grupo todo faz a mesma coisa ao mesmo tempo. Com 150 isso é impossível em quase qualquer atividade que valha a pena, porque um bote leva oito pessoas e uma aula de esqui não funciona com quarenta alunos.

Há dois formatos que escalam:

• Em espelho. O grupo se divide em dois. Enquanto metade faz a atividade principal, a outra metade faz a de terra, e ao meio-dia se cruzam. Funciona até umas 120 pessoas e tem uma vantagem: o almoço junta os dois grupos com algo diferente para contar.
• Por estações. Subgrupos de dez a quinze pessoas que rodam por várias atividades curtas, com um responsável fixo em cada estação. É o que melhor funciona de 150 para cima, e é também o formato que permite misturar áreas de propósito.

O que não escala é o formato de uma única atividade longa para todos. Ali metade do grupo espera, e esperar é a única coisa de que as pessoas se lembram com precisão três meses depois.

A aritmética dos traslados

É a parte mais ingrata e a que mais desmonta programas:

• Um ônibus grande leva entre 45 e 50 pessoas. 150 pessoas são três ônibus, e três ônibus não chegam juntos nem saem juntos.
• Embarcar e desembarcar um ônibus cheio leva de 10 a 15 minutos reais, com bagagem mais. Se o dia tem quatro movimentos, isso é quase uma hora de relógio.
• Os ônibus não estacionam onde a gente quer. É preciso definir pontos de encontro reais, não endereços aproximados, e comunicá-los com antecedência.
• Um único ponto de saída na cidade é mais fácil de administrar que três, mesmo que obrigue alguns a se deslocarem um pouco mais.

Com um grupo grande, os horários se montam com margem explícita ou quebram sozinhos antes do meio-dia.

O que é preciso contar e quase ninguém conta

• Banheiros. Um lugar que recebe confortavelmente 50 pessoas pode não ter banheiros para 200 chegando ao mesmo tempo. Pergunta-se antes, com número.
• Água e sombra. No verão, com um grupo grande ao ar livre, não são um detalhe.
• Um ponto de atendimento. Alguém com kit de primeiros socorros e o telefone da assistência, e que todo mundo saiba quem é.
• Equipe por participante. É a variável que de fato separa uma jornada organizada de um caos simpático. Pergunte quantas pessoas do operador vão estar, não só quantos guias da atividade.

O catering, que sempre demora mais

Duzentas pessoas não almoçam em quarenta minutos. Ou se serve em duas levas, ou se monta um formato que não exija que todos se sentem ao mesmo tempo. As restrições alimentares se pedem à equipe com duas semanas de antecedência, nunca se estimam, e se confirma que a cozinha resolve de verdade: com um grupo pequeno se improvisa, com duzentos não.

O risco que ninguém vê chegar: a fragmentação

Um grupo grande se divide sozinho, e se divide por onde já estava dividido. O pessoal de Finanças senta com Finanças, os da filial ficam entre eles, e no fim do dia cada um conversou com as mesmas pessoas com quem conversa toda segunda-feira. O evento saiu perfeito e não serviu para nada.

O que fazemos para evitar:

• Montar os subgrupos com antecedência, misturados de propósito, e entregá-los já definidos. Se forem deixados ao acaso, o acaso reproduz o organograma.
• Identificar os grupos com algo visível, uma cor ou uma pulseira. Parece pouco e resolve meia jornada de coordenação.
• Misturar também na mesa do almoço, que é onde de verdade se conversa.

Que atividades funcionam com um grupo grande

• A neve aceita grupos grandes sem dividi-los totalmente, porque o centro de esqui é grande e há atividades paralelas para quem não esquia. Detalhamos em team building na neve perto de Santiago.
• O litoral e as cidades são os mais fáceis de escalar: todo mundo consegue caminhar ou sentar para almoçar de frente para o mar, independentemente do preparo físico.
• As vinícolas recebem grupos grandes bem, embora a visita guiada seja feita em subgrupos.
• O rafting é o que pior escala, porque sai em levas de botes. Continua possível com uma jornada em espelho, e está explicado em team building no Cajón del Maipo.

O que se decide ao cotar, não depois

Com um grupo grande não dá para resolver nada na véspera. Na cotação já precisam estar: o formato (espelho ou estações), a quantidade de veículos, os pontos e horários de saída, o plano de alimentação, o plano B de clima e quanta gente do operador vai estar presente.

Se o evento inclui também uma plenária, o checklist de uma convenção de empresa cobre salão, requisitos técnicos e tempos de montagem, que com um grupo grande são outro problema à parte. E para a parte de orçamento, quanto custa um team building explica por que o preço por pessoa cai em degraus e qual degrau importa.