Qué pedirle a un proveedor de eventos corporativos antes de contratar

Cuando llegan tres propuestas para el mismo evento y las tres tienen fotos lindas y un número al final, no hay forma de compararlas. La diferencia entre ellas casi nunca está en el precio: está en lo que cada una da por supuesto y no escribió.

Estas son las preguntas que vuelven comparables tres propuestas. Sirven para evaluarnos a nosotros igual que a cualquier otro.

Sobre la empresa

1. ¿Con qué entidad legal se contrata y en qué país está registrada? Define quién emite la factura, en qué moneda y a quién se le reclama. Si el evento cruza de Chile a Argentina, pueden ser dos entidades distintas.
2. ¿Qué registro habilita a operar? SERNATUR y el Sello Q en Chile, la licencia de agencia de viajes con su legajo en Argentina, el Cadastur en Brasil. Es un número verificable, no un logo en el pie de página.
3. ¿Quién va a estar a cargo el día del evento, y es alguien de la empresa? Un itinerario impecable sin una persona responsable en terreno es un documento.

Sobre lo que realmente está incluido

1. ¿El traslado está incluido, y es ida y vuelta? Es la diferencia de precio que más veces aparece recién al final.
2. ¿Qué alimentación incluye, y qué pasa con las restricciones alimentarias? Y sobre todo: ¿la cocina puede resolverlas de verdad o solo dijo que sí?
3. ¿Qué pasa con quien no puede hacer la actividad principal? Si no hay una alternativa cotizada, esa persona va a pasar el día aparte.
4. ¿El plan B de clima está cotizado y reservado, o solamente mencionado? No son lo mismo, y en la cordillera se nota el mismo día.
5. ¿El precio incluye impuestos? Entre dos propuestas, esto solo puede explicar toda la diferencia.

Sobre la operación

1. ¿La flota es propia o subcontratada, y quiénes son los conductores? Una cadena de subcontratación que se arma la semana previa es el origen de la mayoría de los problemas de traslado.
2. ¿Cuántas personas de la empresa van a estar en terreno? No cuántos guías tiene la actividad: cuántas personas del proveedor acompañan al grupo.
3. ¿Qué seguros cubren la actividad y hasta qué monto? Por escrito, no de palabra.

Sobre la letra chica

1. ¿Qué pasa si asiste menos gente de la estimada? Casi toda propuesta se arma sobre una cantidad estimada, y si el día del evento faltan veinte personas, el costo por persona sube. Conviene saber de antemano si hay un mínimo garantizado.

La pregunta que más dice de un proveedor

Hay una que no está en ninguna lista de compras y que revela más que las doce anteriores: ¿qué relación tienen con el lugar donde va a ocurrir el evento?

Un operador que trabaja todo el año con el administrador de un área protegida, con el dueño de un campo o con un hotel de montaña resuelve en una llamada lo que a otro le toma dos semanas. Eso no aparece en el presupuesto y es exactamente lo que se nota el día que algo se mueve.

Lo que conviene mandar junto con la solicitud

La calidad de la propuesta depende de la calidad del pedido. Con estos cinco datos, un operador puede armar algo real:

• Para qué es el evento. Integrar dos áreas, premiar un resultado, cerrar un año. Es el dato que más se omite y el que más cambia la propuesta.
• Cuánta gente, y con qué perfil de edad y estado físico.
• La fecha o el rango de fechas.
• Cuántas horas o días, y si hay una parte de trabajo que necesite salón.
• Un rango de presupuesto. No para que se gaste entero: para no recibir tres propuestas que nunca se iban a aprobar.

Sin el objetivo, lo que llega es un itinerario genérico que podría ser de cualquier empresa.

Para seguir

Cuánto cuesta un team building explica qué mueve el precio y qué suele faltar en la propuesta barata, el checklist de una convención de empresa cubre salón, catering y logística, y si el grupo pasa de ochenta personas, team building para grupos grandes explica lo que cambia en la operación.